Firmenumzug in Berlin

Ohne Belegungsplan geht es nicht

Der Unterschied zwischen einem Firmenumzug, der funktioniert, und einem, der eine Woche nachhallt, liegt in einer einzigen Datei: dem Plan, wer am neuen Ort wo sitzt. Wir bekommen ihn vorher, vergeben je Arbeitsplatz eine Nummer und beschriften alles Zugehörige damit.

Am Zielort geht dann jedes Stück direkt an seinen Platz, statt irgendwo abgestellt und später von den Mitarbeitenden selbst verschoben zu werden.

Was Ihre Leute selbst machen sollten

Was in den eigenen Schubladen liegt, packt jede Person selbst in eine gekennzeichnete Kiste. Klingt nebensächlich, entscheidet aber am ersten Arbeitstag darüber, ob jemand seine Unterlagen wiederfindet, und Vertrauliches bleibt dort, wo es hingehört.

Den Rest übernehmen wir: Arbeitstische, Rollcontainer, Schrankwände, Bestuhlung, Konferenzräume, Teeküche und Lagerbestand.

Technik

Rechner, Monitore und Drucker fahren wir und stellen sie am nummerierten Platz auf. Das Herunterfahren, Anschließen und Prüfen macht Ihre IT oder Ihr Dienstleister, weil dort bekannt ist, in welcher Reihenfolge welches System hochkommen muss.

Ein Hinweis aus der Praxis: Toner gehören vor dem Transport aus den Druckern. Ein ausgelaufener Toner ruiniert nicht nur das Gerät, sondern auch alles, was daneben steht.

Die erste Woche danach

In der ersten Woche fällt erfahrungsgemäß immer etwas auf: eine fehlende Mehrfachsteckdose, ein verlegtes Kabel, ein Schrankschlüssel ohne Schrank. Wir halten deshalb nach jedem Gewerbeauftrag eine offene Position für Nacharbeiten frei und kommen dafür noch einmal.

Nebenher lohnt sich eine zweite Liste: Türschilder, Klingel, Briefkasten, Impressum, Google-Eintrag. Mit dem Transport hat das nichts zu tun, es entscheidet aber, ob Post und Kundschaft am Eröffnungstag den Weg finden.

Wer im Unternehmen den Umzug führt

Woran es hakt, ist fast nie die Logistik, sondern eine offene Zuständigkeit. Jemand muss befugt sein, kurzfristig zu entscheiden: welcher Platz wohin kommt, was zurückbleibt, welche Abteilung zuerst dran ist. Ist diese Rolle besetzt und die Person an dem Tag von anderen Aufgaben befreit, erledigt sich vieles von selbst.

Daneben brauchen wir je einen Kontakt für IT und für das Haus. Ob der Aufzug genutzt werden darf, wann angeliefert werden kann und wer abends aufschließt, muss vorab feststehen. Sonst stehen vier Leute vor einer verriegelten Tiefgarage.

Mobiliar, das zurückbleibt

Bei fast jedem Firmenumzug bleibt etwas übrig: alte Schreibtische, Aktenschränke, Bestuhlung, die nicht mehr zum neuen Konzept passt. Was verwertbar ist, rechnen wir gegen, den Rest entsorgen wir fachgerecht. Büromöbel bekannter Hersteller haben durchaus noch einen Restwert.

Ausrangierte Elektronik nehmen wir gesondert auf und bringen sie zu einer zugelassenen Sammelstelle. Festplatten aus alten Rechnern gehören vorher heraus oder sicher gelöscht, und zwar durch Sie: Fremde sollten an Ihre Daten gar nicht erst herankommen.